Cronómetro en mano: las empresas ponen al ausentismo bajo la lupa

El gasto por días de ausencia, vacaciones y reemplazos puede representar hasta el 36% de la nómina de pago. Es por eso que el control automático de entrada y salida de los empleados está en la mira. ¿Colaboran estos sistemas en la gestión de remuneraciones?

Si bien toda empresa se desempeña dentro de un marco regulatorio laboral cuando paga el sueldo de sus empleados, no es tarea sencilla calcular con exactitud el tiempo trabajado en el mes, en orden a derivar el resto de haberes y descuentos que finalmente constituyen el salario mensual.

Este proceso administrativo es una tarea compleja y no excenta de diversas dificultades, más todavía cuando existen compañías, muchas de ellas PYME, con un número significativo de trabajadores que sensiblemente esperan el día que podrán disponer del dinero ganado en el mes.

Para hacer más automática y sencilla la gestión de remuneraciones, actualmente se utilizan programas de información de recursos humanos que se conectan con modernos sistemas electrónicos de captura de las marcas de entrada y salida de los empleados.

Sin embargo, en ese contexto de tanta modernidad, lo primero que suele preguntarse es si se trata de lo que realmente las empresas necesitan como apoyo a su gestión de remuneración, en especial para cuantificar el ausentismo laboral.

Balance 2012

Se acerca el final de un nuevo año y llega el tiempo de los balances. Para Grupo SPEC se trató de un año de fuerte crecimiento en varios aspectos. A nivel innovación, lanzamos dos nuevas herramientas: control de horario por celular, para que los empleados puedan fichar el ingreso laboral cuando trabajan fuera de la oficina, registrando ubicación por GPS si se desea; y la compatibilización de nuestros equipos con las tarjetas SUBE, lo que permite que se marque el ingreso reemplazando las tarjetas de fichaje tradicionales.

Gracias a este compromiso que sostenemos todos los días con la innovación y con la satisfacción de nuestros clientes, redondeamos un excelente último cuatrimestre con muchos nuevos proyectos que hicieron de 2012 el mejor año histórico para nuestra empresa.

Además, en este año también establecimos nuevos canales de comunicación con nuestros clientes para brindar un valor agregado a quienes se encargan de tomar las decisiones relacionadas con la gestión de personal y el control de accesos. Así, rediseñamos este newsletter y nuestro Blog y creamos un nuevo grupo en LinkedIn para ofrecerles información valiosa para la gestión de los recursos humanos y la seguridad en las empresas.

De esta forma, Grupo SPEC completa un nuevo año de trabajo y crecimiento, siempre con el compromiso de continuar por la misma senda y de acompañar a nuestros clientes potenciando su propio desarrollo.

Así es que a través de este medio, todos los que conformamos este grupo queremos desearles que cierren un excelente 2012 y comiencen un mejor 2013. ¡Feliz año!

Grupo SPEC  

Nuevo software de control de horarios y de accesos accesos SPEC Manager 4

Grupo SPEC lanzó SPEC Manager 4, la nueva versión de su software de control de accesos y gestión de personal, que incluye, entre otras ventajas, la posibilidad de sincronizar el control de accesos con un circuito cerrado de video vigilancia. De esta forma, los administradores del sistema pueden monitorear los ingresos a las distintas áreas de la empresa y sincronizar cada fichaje con el momento del video en el que se realiza.

Este tipo de innovaciones son importantes para los sectores de seguridad de las compañías, ya que les permite llevar un control más detallado de los movimientos que se realizan. A través de esta sincronización se puede, por ejemplo, monitorear los eventos de alarmas detectados en los sensores de los terminales. Es decir, que si un terminal registra un intento de acceso no autorizado, es posible visualizar rápidamente en el sistema el momento en el que se realiza. De la misma forma, puede asociarse el video a un fichaje de un empleado o visitante específico.

La nueva versión del SPEC Manager incluye, además, una nueva imagen con una interfaz mucho más amigable que facilita su uso con nuevas opciones como la posibilidad de generar planos para visualizar accesos, horarios, y elementos de seguridad instalados (cámaras, sensores de humo, etc.).

En cuanto a las funciones de gestión de horarios, SPEC Manager 4 se ajusta a los criterios de gestión del cliente para permitir múltiples controles de horarios simultáneos, cambio de turno inteligente, asignación automática de vacaciones disponibles y listados configurables.

Cómo combatir el ausentismo laboral

El ausentismo laboral es un problema cada vez mayor en las empresas. De acuerdo con los estudios sobre el tema, el ausentismo aumenta cuando la situación económica general mejora, y disminuye en épocas de crisis y de inestabilidad laboral.

En la Argentina, de acuerdo a una investigación realizada por la consultora Mercer y publicada por el diario La Nación, el 47% de las empresas percibe que el problema creció durante 2012. Teniendo en cuenta que se estima que el costo anual del ausentismo no planificado ronda el 8% sobre el payroll, es un problema que debe ser atendido para obtener mejores resultados. A continuación le brindamos algunos concejos para reducirlo:

Consejos de seguridad para la empresa

Se estima que cerca de un 30% de las empresas sufren distintos hurtos internos y externos. En algunas situaciones puede tratarse del “robo hormiga”, realizado por los propios empleados, y en otras de sustracciones realizadas por personas que visitan la empresa, sobre todo en oficinas de mucho tránsito.

Entre los delitos más denunciados se encuentran el robo de computadoras, saqueo de la caja chica, pérdida de elementos de papelería, o incluso la filtración de información crítica para el negocio, como por ejemplo, claves bancarias o datos de tarjetas corporativas o de clientes.

Este tipo de inconvenientes pueden generar pérdidas importantes de dinero y conflictos legales. Por eso es importante tomar las medidas necesarias para prevenirlas o para identificar rápidamente a los responsables en el caso de que sucedan.

¿Qué reportes se pueden generar con la aplicación CS-Time de control de Tiempo y Asistencia?

Compartimos un rápido resumen de los reportes que se pueden generar desde la aplicación de control de Tiempo y Asistencia CS-Time de SPEC, con un ejemplo de reporte gráfico y otro numérico.

¿Cómo gestionar al personal?

Por LosRecursosHumanos.com

Actualmente, las empresas han dejado de lado el método de fichaje con tarjetas por los relojes con lector de huellas digitales para el control de acceso de su personal. Este lector lee las impresiones que se realizan al poner en contacto sobre una superficie las crestas papilares, es decir, las glándulas de secreción de sudor que se sitúan en la dermis, de un dedo de la mano. El objetivo de esta tecnología del lector de huellas surge de querer identificar con absoluta precisión a una única persona, certificando la autenticidad de la misma por medio de este dispositivo electrónico que captura la huella digital y de un programa que la verifica.

Con el lector de huellas dactilares inmediatamente toma difusión la biometría, el estudio de los métodos automáticos para identificar a las personas basándose en características físicas o conductuales, como por ejemplo las huellas de los dedos.

Los últimos avances en el lector de huellas digitales han demostrado que se puede incrementar la seguridad de los datos obtenidos a partir de nuevos logaritmos, colaborando con aquellas empresas que intentan tener un pormenorizado control de acceso y control horario de sus empleados.

Más repercusiones en los medios: "Impulsan el uso de la SUBE en las empresas para combatir el fraude horario"

Los equipos y software de Grupo SPEC son compatibles con la tarjeta. Así, se evitaría el intercambio de tarjetas para fichar el ingreso de otra persona .

Por

Cada vez es más común el fraude por intercambio de tarjetas a la hora de fichar el ingreso a las empresas. Esto se da cuando un empleado que no va a asistir a trabajar o que ingresará más tarde por motivos no laborales, le entrega su tarjeta a otro para que este marque el ingreso en su lugar.

En respuesta a esta problemática, Grupo SPEC, empresa dedicada a soluciones integrales de software y hardware para el control horario, de accesos y producción anunció que sus sistemas de control de accesos son compatibles con la tarjeta SUBE.

Es decir, que a partir de ahora los empleados podrán fichar el ingreso a su lugar de trabajo utilizando la misma tarjeta que requieren para viajar en el transporte público.

De esta forma, se combate el intercambio de tarjetas, dado que es más difícil prescindir de la SUBE, que tiene una carga de dinero y es necesaria para viajar, que de una tarjeta tradicional.

"Si bien la herramienta por excelencia para combatir este tipo de fraude es el sistema de fichaje por huella dactilar, existen aplicaciones en las que es más práctico el uso de tarjeta", explicó Leonardo Coca, Gerente General de Grupo SPEC América.

Desarrollan un sistema para que los empleados fichen con la SUBE

Por Apertura.com

Las llegadas tarde son un problema para las empresas. El otro problema es cuando los empleados les dan sus tarjetas de acceso a sus compañeros para que fichen por ellos y, así, su horario laboral comience a correr a pesar de no estar en el puesto de trabajo. Para combatir esta situación, el Grupo SPEC, dedicado al desarrollo de software y hardware, decidió implementar un sistema por el cual el empleado deba fichar con su tarjeta SUBE. De esta forma, no podrá pasarle la credencial a un compañero, ya que la necesitará para viajar.

En diálogo con Apertura.com, Leonardo Coca, gerente General de Grupo SPEC América, habló sobre el desarrollo. “Vimos que la SUBE es muy popular, que mucha gente la utiliza y que nadie la presta, porque la necesitás para viajar y tiene plata. Además, la empresa no la tiene que pagar y tiene bajas chances de que se truque por parte de los empleados”, aseguró Coca.

De acuerdo con la empresa, otra de las ventajas de este sistema es que las compañías no deberán encargarse de gestionar el stock de tarjetas. Esto significa ahorros en el costo de adquisición del plástico (puede llegar hasta los $ 18 por empleado) y en los costos administrativos de la gestión de las tarjetas.El sistema consiste en que cada empleado diga con qué tarjeta SUBE va a fichar. A partir de allí, se registra el código ID único que tiene cada plástico y desde ese momento el trabajador comenzará a ingresar cada mañana con esa tarjeta.

Si bien las grandes empresas recurren a su propia tarjeta de acceso –con el logo de la firma, la foto del trabajador y demás- las PyMEs serán, según Coca, las más interesadas en este sistema. “A las PyMEs les va a servir mucho para evitar el fraude, y aunque se suele dar en todo tipo de empresas, las grandes ponen otros sistemas”, explicó y agregó: “La otra función es disminuir el costo que la empresa tiene al tener que comprar la tarjeta institucional”.

Necesidad de los sistemas biométricos en empresas

Los sistemas biométricos han tenido un gran impacto en los controles de acceso, ver como personas ingresan a su trabajo suministrando una huella o patrones oculares es algo que no deja de ser impresionante. No obstante, es sólo el comienzo de algo que irá mucho más allá.

Recientes investigaciones en los Estados Unidos, han podido demostrar que el ritmo cardíaco de cada persona tiene una huella única al igual que las marcas dactilares, por lo que se podría usar como un indicador biométrico, que no puede ser imitado de ninguna manera.

A la vez que los sistemas biométricos se vuelven más poderosos, también se han hecho cada vez más económicos, lo que permite verlos en infinidad de lugares, tales como empresas, centros de salud, escuelas, medios de transporte y hasta en notebooks.

Nuevos desafíos para los líderes de Recursos Humanos

Informe de IBM

Por Raquel Saralegui | Para LA NACION

Desarrollar líderes creativos, agilizar las asignaciones de las personas en los cargos y capitalizar la inteligencia colectiva son los principales desafíos que enfrentan los responsables de Recursos Humanos, según una investigación de IBM con entrevistas a más de 700 gerentes del área de compañías en América latina y del resto del mundo.

"Si bien en este último tiempo se mantuvieron las inversiones en programas de capacitación, la mayoría de los ejecutivos dijo que no estaba conforme con los métodos tradicionales para formar a sus líderes", destacó Isabel Loaldi, líder de la Práctica de Capital Humano de IBM Sudamérica, al presentar el estudio en el Instituto Universitario Escuela Argentina de Negocios.

"Hay que complementar el aula con la experiencia. Que los jóvenes se enfrenten a situaciones nuevas, pero dentro de un riesgo controlado, con el acompañamiento del jefe, así si llegan a equivocarse el impacto no es tan grande", completó.

Frente a la urgencia de la innovación, para detectar y favorecer la creatividad de los líderes -otro desafío, según los ejecutivos-, la especialista destacó que los responsables de RR.HH. deben preparar a los gerentes para que sepan identificarla en todas las áreas de la organización y luego darle el coaching necesario al colaborador para que pueda llevar a la práctica sus ideas. "Hay que estar abiertos y encontrar estos líderes disruptivos que traen ideas nuevas. Pero para eso el primero que tiene que estar alineado es el número uno", recalcó.

Una nueva herramienta para el control de accesos: equipos compatibles con tarjeta SUBE

SPEC terminó recientemente los ajustes y pruebas necesarias para confirmar que sus equipos son compatibles con la tarjeta SUBE. Esto quiere decir que los empleados de las empresas que posean equipos SPEC podrán realizar el fichaje de ingreso y egreso al lugar de trabajo, o a las distintas áreas dentro de una planta, con su SUBE.

Esto representa una importante herramienta para evitar el fraude por intercambio de tarjetas, es decir, cuando un empleado que no va a asistir a trabajar o que ingresará más tarde por motivos no laborales, le entrega su tarjeta a otro para que este marque el ingreso en su lugar. Al ser necesaria para viajar en el transporte público, es más difícil prescindir de la SUBE que de una tarjeta tradicional.

A la vez, significa un ahorro para las empresas en la reposición y generación de los plásticos y en el tiempo de gestión del stock.

Por otro lado, es también un beneficio para los empleados que no realizan ese tipo de fraudes, ya que no necesitarán una tarjeta extra para ingresar a la empresa. 

SPEC continúa innovando en el control de accesos para brindar soluciones a las necesidades cambiantes de las organizaciones.

Nuevos canales de comunicación

Continuando con el compromiso de acercarnos a nuestros clientes y brindar un valor agregado a quienes se encargan de tomar las decisiones relacionadas con la gestión de personal y el control de accesos actualizamos nuestros canales de comunicación.

Realizamos un cambio de imagen y diseño del Newsletter y Blog para ofrecer un acceso más directo a la información. Además, se incluirán nuevos contenidos apuntados siempre a brindar información valiosa sobre temas de Recursos Humanos y Seguridad en las empresas.

Por otro lado, se creó un nuevo espacio en la red profesional LinkedIn en el que se podrá encontrar información y debatir sobre temas relacionados con la gestión de personal, experiencias y buenas prácticas de management, entre otros temas de valor para quienes tienen la tarea de gestionar personal.

De esta forma, Grupo SPEC continúa ofreciendo canales de comunicación directa apuntados a fortalecer nuestra propuesta integral de valor agregado. Lo invitamos a sumarse a estos canales y beneficiarse de la mejor información.

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Faltar al trabajo, un fenómeno que crece

Por Francisco Jueguen  | LA NACION

Los empresarios estiman que va en aumento y afecta sus costos; estrés y falta de políticas de RR.HH., las causas.

Vea la infografía aquí "En el último año, ¿faltaste alguna vez a tu trabajo alegando que estabas enfermo cuando no lo estabas?", preguntó la consultora Career Builder en 2010 en Estados Unidos. La respuesta fue asombrosa: un 43% de los consultados respondió que sí.

Por necesidad de descanso (23%), de consultas médicas (16%) o tareas domésticas (9%), esa estadística es reflejo de una carencia de políticas de flexibilidad y bienestar en algunas empresas, pero también de un bajo nivel de control sobre el ausentismo.

En la Argentina -cuentan los expertos- la cultura del faltazo también está arraigada, aunque en los últimos años el ausentismo por cuestiones de salud, principalmente estrés, fue ganando terreno y hoy tiene costos altos para las compañías, que generalmente desconocen el problema pese a que éste sigue expandiéndose.

Con objeto de enfrentar el fenómeno, aconsejan planificar correctamente el ausentismo previsto (por vacaciones, feriados y días no laborables) y diagnosticar el no previsto -sobre todo el de corta duración-, para bajar costos y dar respuestas concretas a los empleados en un problema que puede tener múltiples causas.

Recursos Humanos: Gestionar talento en la era 2.0

Por Cronista.com

Martha Alles, experta en gestión por competencias y autora de más de treinta títulos sobre la temática de Recursos Humanos, indaga en un nuevo libro el avance de los medios sociales e Internet en las corporaciones y da pautas para aprovecharlo. Martha Alles, experta en gestión por competencias y autora de más de treinta títulos sobre la temática de Recursos Humanos, indaga en un nuevo libro el avance de los medios sociales e Internet en las corporaciones y da pautas para aprovecharlo.

Cuando los textos clásicos sobre relaciones del trabajo fueron escritos, no existían MySpace, LinkedIn, Twitter ni Facebook; tampoco los blogs, el bookmarking, ni sitios que ofrecen la posibilidad de compartir fotos y videos, al estilo Flickr o YouTube; y mucho menos los foros virtuales y los mensajes internos en el trabajo. “Todas estas posibilidades ya han cambiado radicalmente nuestros usos y costumbres en materia de Recursos Humanos”, dice Martha Alles, autora de Social media y Recursos Humanos, de ediciones Granica, que verá la luz este mes.

Alles da un panorama sobre la forma en que deberían gestionarse los recursos humanos en esta nueva era de la comunicación y responde a algunos interrogantes que plantea la posibilidad y conveniencia de utilizar las redes sociales en el trabajo. En la obra se estudian los nuevos roles de la gerencia frente al cambio de paradigma, así como se detallan las aplicaciones de la Web 2.0 y las herramientas 2.0 dentro de la organización.

SPEC presenta nuevas soluciones de control de accesos y gestión de personal para optimizar la productividad

Se trata de las nuevas versiones de los software de control de horario y gestión de personal CS-Time y SPEC Manager que proporcionan acceso en tiempo real a los datos y reducen en hasta un 70% el tiempo dedicado a la gestión del sistema. 

SPEC Argentina anunció el lanzamiento de las nuevas versiones de sus software de control de horario y gestión de personal, CS-Time y SPEC Manager, que permiten a las empresas reducir hasta en un 70% el tiempo dedicado al sistema y contar con reportes en tiempo real para optimizar el rendimiento y la productividad de sus empleados.

“Estas soluciones de última generación son el resultado de un gran esfuerzo en investigación y desarrollo por parte de SPEC, y constituyen el inicio de una nueva era en gestión de personal, ya que brindan un control integral con acceso a la información en tiempo real en cualquier momento y desde cualquier lugar”, aseguró Leonardo Coca, Gerente General de SPEC para Latinoamérica.

CS-Time y SPEC Manager son las plataformas de software de control horario y gestión de personal más potentes, eficaces y avanzadas del mercado. Se trata de sistemas integrales que resuelven de forma centralizada los requerimientos en materia de seguridad, recursos humanos, prevención de riesgos laborales, gestión de tareas y contratistas de las grandes y medianas empresas.

Cambio generacional: ¿cómo gestionar a los nuevos managers?

El área de Recursos Humanos tiene que saber moldear con la dotación pero también a sus jefes. ¿Qué hacer para encajar a los líderes más recientes?
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En las grandes empresas jóvenes existe una situación que se repiete cada vez con mayor frecuencia: un visionario funda la compañía y contrata unos operadores iniciales que, cuando va creciendo el negocio, se convierten en managers porque estaban allí desde el principio.

Y aquellos que hace unos años se esforzaban en transmitir exactamente la misión y visión del fundador, ya desarrollan su modus operandi propio.

Llegados a este punto, la organización experimenta uno de los primeros males del crecimiento, explica un artículo publicado por el sitio Equiposytalento.com

Lo que parece una evolución natural, es decir, que los mandados desde hace años se conviertan ahora en los que mandan, puede ser un freno a esa expansión si el área de Recursos Humanos no sabe gestionar a esos jefes.

¿Qué hacer para encajar a esos nuevos líderes?